Cara Kirim Email Dari Google Sheets Menggunakan App Script

Tidak banyak yang tahu kalau Google Sheets bisa kirim email. Google Sheets adalah salah satu aplikasi dari Google Docs yang memiliki fitur yang mirip dengan Microsoft Excel. Walaupun Google Sheets ini sudah banyak yang memakainya, tapi tidak banyak pengguna yang tahu bahwa kita dapat melakukan apapun dengan Google Sheets menggunakan App Script.

Jika kamu adalah seorang developer yang paham Javascript, seharusnya tidak sulit untuk memahami App Script. Berikut ini adalah langkah-langkah mudah untuk dapat mengirimkan email menggunakan App Script:

1. Buat spreadsheet kosong di Google Sheets

Langkah pertama adalah membuat spreadsheet kosong dengan cara membuka https://spreadsheets.google.com. Pilih Blank untuk membuat spreadsheet tanpa isi alias kosong. Kamu juga dapat menggunakan spreadsheet apapun yang sudah kamu miliki atau isi.

2. Siapkan data penerima email

Pastikan pada langkah ini, kamu sudah mempunyai sheet kosong. Buat kolom Nama, Email, dan Message pada sheet kosong. Kolom-kolom tersebut akan diisi dengan data penerima email yang kamu inginkan. Kamu dapat menulis alamat email sampai maksimum 2.000, karena kamu hanya dapat mengirim email dengan Gmail sampai 2.000 email sehari.

Untuk memudahkan, kamu juga dapat menggunakan template yang sudah kami sediakan:

3. Buka editor App Script

Kamu akan memulai menulis beberapa baris kode pemrograman menggunakan App Script. Tapi untuk dapat menulis kode, kamu harus membuka editor App Script terlebih dahulu.

Caranya:

1. Pilih menu Tools
2. Pilih menu Script editor
3. Browser akan membuka tab baru yang berisi editor script

4. Masukkan script untuk kirim email

Selanjutnya adalah bagian yang paling penting, yaitu menuliskan beberapa baris kode untuk dapat membaca isi spreadsheet dan kemudian mengirim email sesuai data yang sudah kamu tulis.

BACA JUGA: 5 Hal Dasar Untuk Menjadi Android Developer Handal

Ketika membuka Script editor pertama kali, kamu akan melihat script kosong pada file Code.gs. Silakan ikuti langkah-langkah berikut ini untuk mulai menuliskan script:

1. Tuliskan nama project dengan apapun. Jika ini pertama kalinya kamu membuka script editor, kamu akan melihat tulisan Untitled project pada kiri atas. Ganti dengan sembarang nama project yang kamu inginkan.
2. Hapus semua isi editor karena kamu akan menuliskan script baru untuk mengirim email.
3. Salin kode di bawah ini ke dalam script editor.

/**
 * TIPSnCARA.com - Kirim email dengan data dari spreadsheet
 */
function kirimEmail() {
  // ambil sheet pada spreadsheet
  // ubah Sheet1 sesuai dengan nama sheet kamu
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1");
  
  // Nomor baris email pertama yang akan diproses. 
  // Skip row pertama karena berisi kolom, bukan data email
  var startRow = 2;
  
  // Nomor baris email terakhir yang akan diproses
  var lastRow = sheet.getLastRow();
  
  // Nomor kolom pertama yang berisi data
  var startColumn = 1; 
  
  // Nomor kolom terakhir yang berisi data
  var lastColumn = 3; 
  
  // Jumlah row yang akan diproses
  var numRows = lastRow - startRow + 1;
  
  // Jumlah kolom yang berisi data
  var numColumns = lastColumn - startColumn + 1;
    
  // Ambil range data yang akan diproses
  var dataRange = sheet.getRange(startRow, startColumn, numRows, numColumns);
  
  // Ambil data penerima email per baris dalam range
  var data = dataRange.getValues();
  
  for (var i in data) {
    var row = data[i];
    var name = row[0]; // Kolom pertama berisi nama
    var emailAddress = row[1]; // Kolom kedua berisi email
    var message = row[2]; // Kolom ketiga berisi pesan
    var subject = 'Tes kirim email dari Spreadsheet'; // Subject email
    
    var messageWithName = "Hai " + name + ", " + message;
    
    Logger.log('Kirim: ' + emailAddress);
    
    // Fungsi untuk kirim email
    MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, messageWithName);
  }
  
  Logger.log('SUKSES! Semua email terkirim');
}

5. Simpan dan jalankan script

Setelah selesai menuliskan script, kamu hanya tinggal menjalankan script tersebut dengan klik tombol run. Pastikan kamu memilih fungsi kirimEmail pada saat melaksanakan run.

Kamu mungkin saja melihat kalimat “This app isn’t verified”. Tidak perlu khawatir, hal itu terjadi karena script yang kamu buat tidak di-publish untuk publik. Yang harus kamu lakukan hanyalah memilih pilihan Advanced -> Go to <Nama Project> (unsafe).

6. Selesai! Lihat log untuk memastikan

Voila! Email seharusnya sudah terkirim ke data yang sudah kamu isi pada spreadsheet. Jika kamu penasaran apakah script yang kamu jalankan berhasil atau tidak, kamu dapat mengecek sent item pada inbox Gmail kamu. Kamu juga dapat melihat log dengan memilih menu View –> Logs.

Mudah bukan? Dengan kode sederhana yang sudah kamu buat, kamu dapat mengembangkan kode ini menjadi lebih powerful, selamat mencoba!